01 · El problema, tal y como llega
Cada proyecto obligaba a reconstruir la información anterior
Antes de empezar, la información estaba repartida entre archivos de Excel, conversaciones de WhatsApp, correos, llamadas, notas en el móvil y libretas de papel. El problema no era que faltase trabajo. Era que había que responder continuamente a las mismas preguntas.
- ¿Qué se presupuestó exactamente?
- ¿Qué material está disponible y dónde estuvo la última vez?
- ¿Quién participa en el proyecto?
- ¿Qué horas se han trabajado?
- ¿Qué queda por facturar?
- ¿Qué instalaciones tienen mantenimiento pendiente?
02 · Qué se promete
Convertir la forma real de trabajar en un sistema, no una capa bonita encima
La propuesta fue construir una aplicación propia, por fases, alrededor de los procesos reales de la empresa.
01
Reunir la información en una base de datos común
02
Convertir los pasos repetidos en pantallas y reglas claras
03
Mantener espacio para las excepciones que solo conoce el equipo
04
Dejar preparada una base sobre la que añadir nuevas áreas sin rehacerlo todo
La primera versión no intenta imponer un proceso inventado. Parte de cómo trabajan y ordena lo que ya existe.
03 · El caso
Empezamos por lo más acotado, sin aislarlo del resto
La empresa gestiona instalaciones fijas, mantenimientos y eventos con alquiler y montaje de equipos. El sistema se empezó por Eventos, porque era el proceso más acotado y permitía probar un flujo completo: petición, presupuesto, aceptación, preparación del material, montaje, devolución y cierre.
Pero la base no se construyó como una aplicación aislada para eventos. La entidad central es el proyecto, y sobre esa misma base se integraron después Instalaciones y Mantenimientos, cada uno con su propio flujo.
04 · Punto de salida
De herramientas separadas a una sola fuente
Un Excel para una parte, WhatsApp para otra, notas de móvil para recordar algo durante una visita y papel para lo que ocurría en la nave o en el montaje. Ese sistema puede aguantar mientras el volumen es pequeño y las mismas personas lo tienen todo en la cabeza.
Empieza a fallar cuando hay proyectos simultáneos, material que sale y vuelve, varias personas participando y decisiones que deben quedar disponibles para el resto del equipo. El encargo no fue «hacer una app». Fue averiguar qué información necesitaba realmente el negocio y qué debía ocurrir en cada momento.
05 · Lo que estamos montando
Todo lo que antes vivía en cinco sitios distintos
La aplicación centraliza:
- Clientes, contactos, proveedores y acreedores
- Proyectos con fechas, sedes, responsables y participantes
- Catálogo comercial para generar presupuestos sin reescribirlo todo
- Inventario y movimientos de material
- Reservas por rango de fechas — montaje, devolución, desplazamiento
- Calendario de proyectos
- Fichaje de horas desde móvil
- Presupuestos y facturación
- Instalaciones, de la visita de obra al acta de recepción
- Contratos de mantenimiento con revisiones periódicas
- Incidencias, reparaciones, albaranes e informes
- Ayuda contextual en cada pantalla, según el rol de cada persona
Web responsive: la oficina trabaja desde escritorio, el equipo consulta desde tablet y cada persona ficha desde el móvil.
06 · Lo que queda preparado para después
La base sigue preparada para crecer
- Más detalle de facturación, cobros y seguimiento económico
- Carga y validación de los datos reales de clientes y catálogo
- Una capa de IA conectada a la base de datos operativa
07 · La capa de IA
La IA no se añade para que el proyecto parezca más moderno
Su utilidad concreta sería poder preguntar:
«¿Qué proyectos tenemos la semana que viene y qué material está comprometido?»
«¿Qué clientes tienen presupuestos pendientes de aceptar?»
«¿Qué instalaciones tienen un mantenimiento asociado?»
La respuesta saldría de la base de datos que ya organiza la aplicación. No de una conversación aislada ni de un documento desactualizado. El sistema no sustituye la base de datos ni decide por su cuenta. Añade una forma más natural de consultar la información que el equipo ya necesita.
08 · Tres resultados
RESULTADO 01
Una única fuente de información
El estado de un proyecto deja de depender de cinco sitios distintos. Clientes, fechas, material, personas, horas, presupuestos y facturas forman parte del mismo sistema.
RESULTADO 02
El proceso se puede ver y repetir
La aplicación hace visibles pasos que antes estaban en la experiencia de cada persona: qué se reserva, cuándo sale el material, quién participa y qué falta para cerrar el proyecto.
RESULTADO 03
La IA no se incorpora a ciegas. Primero existe una base de datos con estructura y relaciones. Después se puede consultar esa información sin convertir cada respuesta en una búsqueda manual.
09 · Una explicación del método
Construir la herramienta fue solo una parte del trabajo
Primero reconstruimos un evento real de principio a fin. Después separamos lo común de lo específico: qué ocurre en cualquier proyecto, qué cambia entre Eventos, Instalaciones y Mantenimiento, y qué decisiones no debía tomar nunca el sistema sin consultar a una persona.
Con esa información se diseñaron el modelo de datos, los flujos y las pantallas. La aplicación se construyó por fases y se probó con datos ficticios antes de cargar los datos reales. El resultado no es una colección de formularios. Es una traducción del funcionamiento de la empresa a una herramienta que el equipo puede consultar, completar y ampliar.