Caso de estudio · Distribución industrial
Una distribuidora industrial me pasa la actualización de tarifas de su catálogo. Casi 500 referencias repartidas en ocho documentos maquetados como un solo libro. Cada temporada, alguien se sentaba a copiar precios a mano, uno por uno. Esto es lo que pasó cuando dejé de mirar los precios y empecé a mirar de dónde salían.
El material
Cada doble página del catálogo de Solvis lleva varias tablas de precios — Art.-Nr., descripción y PVP. Multiplícalo por ocho documentos maquetados como un solo libro y tienes el mapa completo de lo que había que actualizar sin que se colara un solo error.
Catálogo de producto · páginas de tarifa
191 celdas actualizadas
01 · El encargo, tal y como llega
El encargo cabía en una frase: «actualiza los precios con la nueva tarifa». Traducido a horas de silla: abrir ocho documentos, buscar cada referencia, compararla con la hoja de precios y reescribir la celda. Casi quinientas veces. Es el tipo de tarea que se cobra por horas y que sale mal exactamente en la celda que nadie vuelve a mirar.
02 · Primero, no tocar nada
Teclear rápido no era la solución: era el problema disfrazado. Antes de cambiar un solo precio, había que entender por qué el trabajo se repetía cada temporada.
En vez de abrir a teclear, extraje la estructura de las ocho tablas y la crucé contra la hoja maestra de precios, emparejando cada fila por su número de artículo. Antes de tocar nada quería saber cuántas referencias coincidían de verdad y cuántas no. Casi la mitad ya estaban correctas: teclearlas nunca fue necesario.
Las tablas no hablaban el mismo idioma. La misma columna se llamaba «Descripción» en unos documentos y «Denominación» en otros. El código de artículo era «Art.-Nr.» aquí y «Nº Art.» allá. Algunos códigos arrastraban un cero delante que la hoja de precios no tenía, así que el emparejamiento automático los daba por inexistentes.
Una tabla entera estaba escondida bajo una cabecera distinta y una fila fusionada — la primera lectura ni la detectó. Ninguno de estos defectos se ve tecleando; se ven cuando pones los datos en fila y algo no cuadra.
Primero, un script iguala las dieciocho cabeceras descuadradas; una segunda lectura confirma que no queda ninguna suelta. Con todo hablando el mismo idioma, y una copia de seguridad hecha un minuto antes, la transferencia real: 191 celdas actualizadas en una sola pasada, precio y descripción, solo donde el valor difería.
03 · En números
04 · El trabajo de verdad
Al cruzar los datos apareció lo que no estaba en el encargo: 51 referencias duplicadas en la propia hoja maestra del cliente. La mayoría, inofensivas: el mismo precio escrito dos veces. Pero un puñado tenía dos precios distintos para el mismo artículo.
Un ordenador habría elegido uno de los dos precios y seguido adelante. Los saqué de la pasada automática y los devolví a revisión. Un precio inventado por una máquina que llega impreso a un instalador cuesta mucho más que tres celdas pendientes.
05 · Lo que se queda
La próxima temporada
El catálogo actualizado se entrega igual que siempre. La diferencia es lo que queda al lado: el script, la nomenclatura ya unificada, la copia de la hoja que se usó y el registro de qué se cambió y por qué. La próxima tarifa no es otro proyecto de quinientas celdas. Es exportar la hoja nueva, sustituir un archivo y volver a ejecutar. La primera vez fue un proyecto. La siguiente es un ajuste.
06 · Siguiente paso
Si algo en tu equipo se rehace de cero cada vez, casi siempre hay un sistema esperando debajo. Cuéntamelo en quince minutos — sin presupuesto ni propuesta de por medio.